Analisis Sistem Informasi

Catatan pertama yang menunjukkan kemampuan manusia dapat mengolah data dan informasi, menurut ahli sejarah, adalah pada 3500 tahun sebelum masehi, yaitu ketika para pedagang Babilonia mencatat kepemilikan dan hasil kekayaan mereka pada tanah liat.

Pengolahan data menurut sejarah mengalami perkembangan yang revolusioner, akan tetapi dengan ditemukannya teknologi dan pengetahuan baru dalam bidang bahasa dan matematika maka dapat dibagi empat revolusi perkembangan dalam pengolahan data. Revolusi pertama adalah pengembangan bahasa dan matematika; revolusi kedua ditemukannya alat cetak; revolusi ketiga berkembangnya media massa, dan revolusi keempat berkembangnya komputer digital.

Menurut perkembangannya, terdapat dua alasan manusia mengolah data dan informasi, yaitu pertama karena dorongan alami manusia untuk menyatakan jumlah kepemilikan dan harta kekayaan; kedua untuk survei administratif pada kepemerintahan. Akan tetapi dalam perkembangan dunia modern, kebutuhan akan data dan informasi semakin kompleks sehingga diperlukan adanya suatu sistem formal dalam pengolahan data dan informasi. Semakin kompleks kebutuhan suatu organisasi maka semakin rumit sistem pengolahan data yang harus dibuat oleh organisasi untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan.

Konsep data dan Informasi

Data adalah fakta dan angka yang tidak sedang digunakan pada proses keputusan, dan biasanya berbentuk catatan historis yang dicatat dan diarsipkan tanpa maksud segera diambil kembali untuk pengambilan keputusan. Sedangkan informasi adalah sekumpulan data yang telah diambil kembali, diolah, dan digunakan untuk kesimpulan, argumentasi atau sebagai dasar peramalan dan pengambilan keputusan. Dengan kata lain, data adalah bahan mentah informasi.

Dalam konteks komunikasi, informasi adalah kejadian atau serangkaian kejadian yang mengandung pesan, yang ketika dipersepsi oleh penerima melalui proses pemaknaan, akan menambah pengetahuan bagi penerima tersebut. Dengan demikian kejadian atau data menjadi informasi adalah bergantung kepada pengguna, dan makna informasi bergantung kepada persepsi, latar belakang, dan penilaian pengguna.

Informasi berfungsi untuk meningkatkan pengetahuan dan mengurangi ketidakpastian pengguna.

Proses Pembuatan Informasi dari Data

Data merupakan elemen dasar untuk pembuatan informasi. Data dapat diubah menjadi sesuatu yang berarti melalui proses dalam suatu model keputusan.

Informasi merupakan produk pokok dari sistem informasi. Hal yang mendasari suatu proses keputusan adalah ketidaktentuan. Informasi mempunyai dua fungsi dasar, yaitu mengurangi keragaman dan memberikan umpan balik.

Informasi merupakan komoditas yang berguna dan bernilai, dan sebagai konsekuensinya diperlukan biaya untuk menghasilkannya. Agar lebih ekonomis maka biaya untuk menghasilkan informasi harus sesuai dengan nilainya.

Pengolahan data menjadi informasi dapat melalui empat metode, yaitu (1) manual, (2) elektromekanik, (3) perlengkapan punched card (kartu pencatat), dan (4) komputer elektronik (termasuk di dalamnya penggunaan CD-rom).

Untuk memahami kemampuan/kinerja metode pengolahan data perlu memperhatikan: penanaman modal awal; persiapan; konversi; kebutuhan; kecepatan pengolahan; kemampuan penghitungan; kontrol pengolahan; pendeteksian kesalahan otomatis; kemampuan pembuatan keputusan; degradasi sistem dan tingkat otomasi.

Pengadaan informasi memerlukan biaya. Pertimbangan biaya dalam sebuah pengolahan informasi dapat memperhatikan: harga perangkat kerasnya; harga perancangan dan penerapan analisis sistem; harga untuk faktor kendali lingkungan; harga suatu konversi; dan harga pengoperasian.

Selain harga, nilai informasi perlu juga mendapat perhatian analis sitem, yaitu menyangkut pada: aksesibilitas, kelengkapan, keakuratan, ketepatan, singkat waktu, kejelasan, kelenturan, kemampuan diuji, kebebasan dari bias; dan dapat dihitung.

Analisis Sistem dan Konsepsi Sistem

Ilmu sistem dalam perkembangannya dipengaruhi oleh Kibernetika, sebagai penggambaran umpan balik dalam mengatur gerakan mekanis, atau sebagai pengendali dan komunikasi.

Sistem secara sederhana dapat didefinisikan sebagai suatu kumpulan objek-objek yang terangkai dalam interaksi dan saling ketergantungan yang teratur.

Konsepsi sistem merupakan abstraksi komponen-komponen pembentuk sistem ke dalam suatu definisi. Konsepsi sistem memiliki beberapa aspek, yaitu (1) unsur-unsur sistem; (2) tujuan sistem; (3) tindakan untuk mencapai tujuan; (4) proses; (5) output; (6) ukuran keberhasilan.

Hubungan antarsistem atau subsistem dapat bersifat hubungan seri dan hubungan pararel. Sedangkan klasifikasi sistem dapat dilihat dari tingkat keterdugaannya dan kerumitannya.

Fungsi Manajemen di Dalam Organisasi

Sistem dapat secara efektif dideskripsikan dan dianalisis. Klasifikasi sistem secara garis besar di antara deterministik sederhana sampai probabilistik yang rumit.

Khususnya dalam organisasi bisnis, secara sederhana aktivitas manajemen adalah perencanaan (planning), pengendalian (controlling), dan pengambilan keputusan (decision making).

Perencanaan bukan hanya menentukan tujuan, tetapi juga deskripsi aktivitas, metode, dan perpaduannya agar tujuan tersebut dapat dicapai. Manajemen memerlukan informasi untuk membantu pemilihan rencana yang terbaik dalam mencapai tujuan tersebut.

Aktivitas pengendalian secara keseluruhan tidak efektif tanpa informasi. Untuk mempengaruhi kendali, manajemen harus memiliki subsistem yang berfungsi untuk mengukur output sistem dan membandingkannya dengan tujuan yang direncanakan. Kemudian, fungsi manajemen terutama dapat melakukan tindakan yang tepat untuk memperbaiki penyimpangan hasil rencana.

Pengambilan keputusan secara mendasar merupakan aktivitas pemecahan masalah. Terdapat empat elemen proses pengambilan keputusan, yaitu: model, kriteria, hambatan, dan optimasi. Beberapa keputusan merupakan aktivitas rutin, beberapa lainnya merupakan pemecahan masalah yang timbul. Proses pengambilan keputusan dapat diambil dalam tiga tingkatan: strategis, yang merupakan kebijakan dan perencanaan jangka panjang; taktis, yang merupakan implementasi dari perencanaan; dan teknis, yang merupakan kegiatan dari hari ke hari.

Analisis Sistem dan Konsepsi Sistem

Suatu sistem informasi didefinisikan sebagai kumpulan komponen-komponen yang menampilkan pelaksanaan pengolahan data yang sistematis dan formal untuk (1) keperluan transaksi pengolahan data resmi, (2) menyajikan informasi bagi pengambilan keputusan, dan (3) menyajikan laporan, bagi keperluan eksternal.

Sistem informasi sebagai suatu pendekatan transaksional data dan yang menangani operasi pengolahan data rutin. Sistem informasi berperan penting dalam menghasilkan nilai output yang diperlukan bagi pengambilan keputusan sehingga diharapkan menghasilkan sepuluh nilai informasi.

Dalam konteks organisasi, sistem informasi dipengaruhi oleh kondisi internal dan eksternal. Kondisi internal berupa manajemen organisasi dan kondisi eksternal adalah pengguna.

Sistem Informasi didalam Organisasi

Sistem informasi akuntansi (SIA) adalah merupakan suatu aplikasi yang dapat membantu pengolahan data dengan volume yang tinggi, meliputi empat tugas utama, yaitu: pengumpulan data, manipulasi data, penyimpanan data dan penyimpanan dokumen. Informasi digunakan oleh pemakai di dalam maupun luar organisasi.

Sistem yang khusus memenuhi kebutuhan informasi bagi intern organisasi adalah Sistem Informasi Manajemen (SIM). Informasi yang dihasilkan SIM tidak berkewajiban untuk menyediakan informasi bagi lingkungan.

Sistem informasi yang diterapkan pada sub-sistem organisasi yang melakukan aktivitas berdasarkan fungsionalnya disebut Sistem Informasi Fungsional. Terdapat empat sistem informasi fungsional ini, yaitu Sistem Informasi Pemasaran, Sistem Informasi Manufaktur, Sistem Informasi Keuangan, dan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Di atas sistem-sistem infomasi tersebut terdapat suatu sistem yang disebut Sistem Informasi Eksekutif.

Komputer Sebagai Media Penyimpan Data

Komputer sebagai perangkat pengumpul, penyimpan, dan penyaji data memiliki kemampuan yang beragam sesuai dengan kapasitas penyimpan data. Data tersimpan dalam alat penyimpanan (data storage) yang berupa penyimpanan utama (primary storage) dan penyimpanan sekunder (secondary storage). Untuk dapat bekerja dengan baik, sebuah ruang kerja komputer harus dirancang khusus.

Cara Kerja Komputer

Komputer bekerja dalam lingkungan yang terbentuk atas hardware, software dan staf. Dalam kerjanya, proses komputer mengalami perputaran dari awal pemasukan sampai kemudian penyajian data. Data masuk dalam komputer melalui dua cara utama, yaitu batch processing dan on-line processing. Komputer di samping sebagai penyimpan, dapat juga dijadikan sebagai terminal. Terdapat beberapa perangkat khusus untuk memasukkan data ke dalam komputer.

Perangkat dan Hasil Kerja Komputer

Penyajian hasil proses komputer dapat dilihat dalam dua bentuk utama, yaitu Softcopy dan hardcopy. Softcopy adalah tampilan berupa gambar diam ataupun bergerak dalam monitor komputer, sedangkan hardcopy adalah tampilan hasil kerja komputer dalam bentuk cetakan. Alat cetak atau printer terdiri atas dua bentuk utama, yaitu impact dan Non-impact Printer. Di samping itu hasil kerja komputer dapat juga berupa gerakan robotik dan suara.

Bekerja dengan Komputer

Komputer sebagai perangkat pengumpul, penyimpan, dan penyaji data akan dapat memberikan hasil yang maksimal jika dioperasikan dalam kondisi kerja yang baik. Perhatian yang diberikan kepada masalah tersebut dikenal dengan istilah ERGONOMIC CONSIDERATION. Hal yang harus diperhatikan dalam bekerja dengan komputer adalah lingkungan kerja, perangkat keras dan kerja sama antara komputer dan pemakainya.

Mengenal Pangkalan Data (Data Base)

Pangkalan data dalam pemasangannya memiliki sembilan tujuan utama yang menyangkut keuntungan pemasangan dan kemampuan yang dimiliki pangkalan data. Dalam pembangunan pangkalan data terdapat pandangan yang pro dan kontra mengenai perlu atau tidaknya ada pangkalan data. Dalam pangkalan data, data dapat dibagi ke dalam dua bentuk, yaitu bentuk logis dan bentuk fisik.

Rancangan Pangkalan Data (Data Base)

Sistem manajemen pangkalan data adalah satu perangkat software yang terintegrasi untuk mengontrol dan mengatur data dalam pangkalan data. Pangkalan data menangani permintaan dari program aplikasi yang dihasilkan dari bahasa khusus yang disebut data manipulation language (DML). Untuk menghasilkan tampilan bagi pengguna, model data menggambarkan bentuk/gambaran dalam sebuah bahasa yang disebut data definition language (DDL). Bahasa ini memberitahu DBMS bagaimana data harus terstruktur. Oleh karena itu DML memanipulasi data, DDL menggambarkan struktur data, sedangkan DBMS mengatur dan mengkoordinasi data sesuai dengan permintaan DML dan gambaran DDL.

Struktur Data

Hubungan antara data mandiri (entities) membentuk sebuah struktur data. Ada tiga jenis hubungan: satu-ke-satu, satu-ke-banyak, dan banyak-ke-banyak. Terdapat juga tiga jenis data struktur: pohon atau hierarki, jaringan, dan relasional.

1. Struktur pohon atau hierarki memiliki elemen data dalam bentuk seperti pohon. Sebuah data mandiri tidak boleh memiliki lebih dari satu data mandiri yang dimiliki. Struktur ini mudah dirancang dan dimengerti.

2. Struktur jaringan memungkinkan hubungan 1:1, 1:B, atau B:B antara data mandiri. Struktur ini menunjukkan keadaan sebenarnya, walaupun kemudian dapat menjadi sangat rumit.

3. Struktur relasional memiliki data dan hubungan yang ditampilkan dalam sebuah tabel yang berbentuk datar, dua dimensi yang disebut relasi. Sebuah relasi nilainya sama dengan sebuah file.

Sumber buku Analisis Sistem Informasi Karya Agus Rusmana, Engkus Kuswarno, Purwati